ORDERS management

In orders troviamo dati e dettagli relativi agli ordini e alle richieste di rimborso.

Orders

Selezionando dal menu Orders > Orders viene visualizzata la seguente schermata.

Orders

Status degli ordini

Status Descrizione
Booked Ordine prenotato.
Booked [Dropshipping - Growing] Ordine cumulativo utilizzato con le API di Dropshipping.
Booked [Payment Cancelled] Ordine prenotato dopo che è stato fatto un tentativo fallito di pagamento tramite wallet.
Booked [Payment Scheduled] Ordine prenotato per il quale è programmato un pagamento tramite wallet dopo un tot di minuti.
Cancelled Ordine cancellato.
Cancelled [Payment Cancelled] Ordine cancellato dopo che è stato fatto un tentativo fallito di pagamento tramite con wallet.
Cancelled [Payment Verification Failed] Ordine cancellato in quanto il gateway di pagamento non è riuscito a verificare la transazione.
Cancelled [Rejected] Ordine rifiutato dall'admin facendo click sul tasto "Reject".
Cancelled [Refunded] Ordine annullato per intero tramite nota di credito.
Confirmed Ordine confermato.
Confirmed [Not allowed to dispatch] Ordine bloccato amministrativamente. Esempio: richiesto dal cliente di non processare l'ordine e/o ogni eventuale decisione amministrativa (dogana/pagamento/etc) per cui non deve essere processato ulteriormente l'ordine.
Confirmed [Not validated] Ordine confermato. L'utente deve essere validato.
Dispatched Ordine spedito.
Pending Carrello con quantità bloccate.
Pending (nolock) Carrello con quantità non bloccate. Il carrello non ha scadenza.
Ready Ordine pronto. La logistica ha confermato che il pacco/pacchi è/sono pronto/i e sono stati generati i DDT e se previsto l'etichetta del corriere.
Ready [Not allowed to dispatch] Ordine bloccato amministrativamente. Esempio: richiesto dal cliente di non processare l'ordine e/o ogni eventuale decisione amministrativa (dogana/pagamento/etc) per cui non deve essere processato ulteriormente l'ordine.
Ready [Not dispatchable] Ordine pronto. E' arrivata conferma di approntato e/o pronto tramite integrazione logistica ma il passaggio di stato non è avvenuto con successo (es. è fallita la generazione dell'etichetta)
Working on Ordine in lavorazione dalla logistica.
Working on [Missing items] Ordine in cui la logistica ha segnalato uno o più pezzi mancanti a magazzino.
Working on [Not allowed to dispatch] Ordine bloccato amministrativamente. Esempio: richiesto dal cliente di non processare l'ordine e/o ogni eventuale decisione amministrativa (dogana/pagamento/etc) per cui non deve essere processato ulteriormente l'ordine.
Working on [Not dispatchable] Ordine in lavorazione dalla logistica. E' arrivata conferma di approntato e/o pronto tramite integrazione logistica ma il passaggio di stato non è avvenuto con successo (es. è fallita la generazione dell'etichetta)
Request for quote Ordine equivalente ad una richiesta di queotazione di un carrello con quantità non riservate
Offer Ordine quivalente ad un' offerta al cliente fatta da un amministratore dove l' ordine precedentemente aveva lo stato request for quote e puo avere le quantità riservate oppure no
Offer cancelled Ordine equivalente ad una richiesta di quotazione (request for quote) cancellato
Offer no lock Ordine equivalente ad un' offerta fatta al cliente a seguito di una request for quote, dove non vengono riservate le quantità

Creare e modificare gli ordini

Nella tabella degli ordini (orders), in alto, troviamo la seguente barra degli strumenti barra degli strumenti.

orders_toolbar

Creare un nuovo ordine

Gli ordini vengono generalmente creati in automatico nel momento in cui un utente completa l'acquisto da front-end.

È possibile creare nuovi ordini da back-end cliccando sul pulsante New. Una volta cliccato sul pulsante viene mostrato un pop-up nel quale è possibile specificare l'username dell'utente per il quale creare l'ordine.
Una volta selezionato l'utente è possibile confermare l'operazione tramite il pulsante Create a new order.

In questo modo un nuovo ordine vuoto con status uguale a booked viene generato.

Modificare un ordine esistente

Cliccando sul pulsante Edit viene mostrata la seguente pagina.

edit_order

Origins degli ordini

Ogni ordine può avere un origin differente sulla base della modalità con cui è stato creato:

Origine Descrizione
Admin Ordine creato da pannello di controllo da Orders Management > Orders > New order
API Ordine creato tramite API
External Ordine importato tramite software terzo
Frontend Ordine creato da frontend
Frontend (Admin) Ordine creato su frontend framite funzione "Log as". Maggiori informazioni sul ruolo Administrator (LogAs)
Subscription Ordine di una subscriptions

Cancellare un ordine

Cliccando sul pulsante reject è possibile cancellare un ordine ponendolo in status Cancelled.

E' possibile cancellare un ordine solo se in status Booked.

Nel caso l'ordine sia in status Confirmed o successivo non sarà più possibile cancellarlo. Quindi, se per l'ordine è già stata generata una fattura, sarà necessario annullarla generando una nota di credito.

Riservare un ordine

Tramite il pulsante book è possibile decidere di recuperare un ordine in stato Pending o Canceled selezionando:

Nel caso di ordini Pending l'ordine tornerà allo stato Booked. Invece per ordini in stato Cancelled verrà creata un copia dell'ordine originale e verrà aggiornato lo stato a Booked.

Importare un ordine da file .xls

E' possibile importare i modelli di prodotto in un singolo ordine tramite file .xls.

Step 1: creazione del foglio .xsl

E' necessario creare un file .xls che contenga i dati dei modelli dei prodotti da inserire nell'ordine. E' possibile inserire nell'ordine solo modelli di prodotti già caricati su Rewix.

Il file .xls deve contenere le seguenti colonne

  1. code: campo "Code" del modello
  2. barcode: campo "Barcode" del modello
  3. size: campo "Size" del modello
  4. qty: quantità di prodotti da inserire nell'ordine

N.B. A seconda delle esigenze è possibile compilare o le colonne "code", "size", "qty" oppure anche solo le colonne "barcode" e "qty".

generate_invoice_for_multiple_orders

Step 2: creazione dell'ordine e import

  1. E' necessario andare nella sezione Orders Management > Orders e cliccare sul tasto New
  2. Selezionare nel campo "Username" l'indirizzo email dell'utente per il quale si vuole creare un nuovo ordine e cliccare sul tasto Create new order
  3. Tornare alla lista ordine, selezionare l'ordine appena creato e cliccare sul tasto Edit. L'ordine appenea creato risulterà con origin "Admin" e in status "Booked"
  4. Nella finestra dell'ordine cliccare sul tab Edit e successivamente cliccare sul tasto Import order
  5. Nella finestra cliccare sull'icona upload e selezionare il file .xsl dal proprio computer, infine cliccare sul tasto Save per avviare l'importazione del file
  6. Attendere che l'upload e l'import del file sia terminato
  7. L'importazione è avvenuta correttamente quando vengono visualizzate nella schermata dell'ordine tutte le righe di modelli di prodotto previste nel file di import .xsl.

Completato questo step è possibile proseguire inserendo o confermando tutte le informazioni necessarie per la corretta gestione dell'ordine es. dati di fatturazione, spedizione, sconti e corrieri.

Fatturazione

Generare la fattura

La fatturazione di un ordine può avvenire in diversi modi. Per gli ordini effettuati da front-end la fattura viene generata in automatico al momento di avvenuto pagamento, tranne in caso di pagamento tramite bonifico. In quest'ultimo caso l'ordine potrà essere confermato manualmente da back-end.

La conferma manuale dell'ordine può avvenire tramite il pulsante manual_confirm presente sulla toolbar della sezione Orders. Espandendo il menu a tendina di quest'ultimo comando possiamo scegliere:

Generare la fattura per ordini multipli

Per gli ordini confermati in stato Dispatched che non sono ancora stati fatturati è possibile utilizzare il comando generate_invoice_for_multiple_orders presente sulla toolbar della sezione Orders per generare la fattura corrispondente.

Cliccando sul comando viene mostrato un pop-up che, specificando l'Username del cliente desiderato, consente di generare una fattura unica per ordini multipli. Per generare la fattura sarà necessario inserire il nome utente e successivamente selezionare, tra gli ordini visualizzati, quelli che si desidera includere nella fattura, dopodichè cliccando su Generate invoice la fattura verrà generata.

Generare una nota di credito

La nota di credito è un documento che permette di stornare una fattura già emessa.

Per creare una nota di credito è necessario:

  1. selezionare l'ordine in oggetto dalla sezione Orders
  2. cliccare sul tasto Billing > Create Credit Note
  3. all'interno della sezione "Credit Note" è necessario inserire sotto la colonna "To Ref" il numero di unità che si vuole stornare dalla fattura per ogni voce di acquisto
  4. infine cliccare sul tasto New credit note
  5. cliccando sul tasto "Send notification" è possibile notificare la nota di credito all'utente tramite mail.

E' possibile creare più note di credito per la stessa fattura, fintanto che siano presenti voci di acquisto stornabili.

E' possibile stampare una nota di credito selezionando l'ordine in oggetto dalla sezione Orders e cliccando sul tasto Print > Credit Note e selezionando il numero della nota di credito da stampare.

Esportare ordini

Cliccando sul pulsante export_button è possibile scegliere di esportare l'ordine selezionato nei seguenti formati:

Stampare ordini, fatture e note di credito

Cliccando sul pulsante export_button è possibile scegliere stampare per l'ordine selezionato:

Rimborso ordini

Dalla barra del menù principale selezioniamo Orders > Return reqs. In questa sezione sono riportati tutti i dati relativi alle richieste di reso.

refund_reqs