ORDERS management
In orders troviamo dati e dettagli relativi agli ordini e alle richieste di rimborso.
Orders
Selezionando dal menu Orders > Orders viene visualizzata la seguente schermata.
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Filter
Nella sezione filter possiamo cercare i dati degli ordini dei clienti impostando determinati parametri. La ricerca ci restituirà tutti i dati degli ordini che rispettano i parametri che andiamo a settare nelle caselle del form. Si tratta appunto di effettuare una ricerca filtrando i dati per avere maggiore facilità nell'accesso alle informazioni che ci interessano.
I campi a disposizione sono:
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Platform: permette di specificare il sito di interesse.
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Sales: permette di selezionare il prodotto.
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Status: permette di indicare lo status dell'ordine che intendiamo ricercare.
Gli status possibili sono:- Pending: pendente.
- Money waiting: in attesa di pagamento.
- Confirmed: confermato.
- Dispatched:inviato
- Booked: prenotato
- Dropshipping: in spedizione
- Working on: in lavorazione
- Ready: pronto
- Delivered: consegnato
- Confirmed[Not allowed to dispatch]: Confermato [ non disponibile in magazzino]
- Working on[Not allowed to dispatch]: In lavorazione [non disponibile in magazzino]
- Working on[Missing Items]: In lavorazione [ prodotto mancante]
- Cancelled[Payment cancelled]: Annullato [pagamento annullato]
- Cancelled[Refunded]: Annullato [rimborsato]
- Cancelled[Money Waiting]: Annullato [in attesa di pagamento]
- Cancelled[Respinto]
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Invoice: permette di impostare la ricerca in base al filtro relativo alla fattura utilizzando i seguenti paramentri:
- yes: verranno restituiti i dati degli ordini a cui è stata rilasciata fattura.
- no: verranno restituiti i dati degli ordini a cui non è stata rilasciata fattura.
- all: verranno riportati i dati di tutti gli ordini, sia quelli che hanno avuto fattura che quelli che non l'hanno avuta.
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Order ID: permette di specificare l'ID dell'ordine.
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Invoice NO: permette di specificare il numero di fattura.
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Email: permette di effettuare la ricerca dell'ordine in base all'indirizzo email del cliente.
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From e To: permettono di filtrare la ricerca degli ordini specificando un intervallo di tempo. In questo caso il sistema restituirà tutti gli ordini effettuati nel periodo di tempo specificato, naturalmente rispettando gli altri paramentri impostati.
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Product ID: permette di specificare l'ID del prodotto.
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Model ID: permette di specificare l'ID del modello.
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Tracking ID: permette di specificare l'ID del tracking.
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Order REF: permette di specificare il riferimento dell'ordine.
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Ext. Ref: permette di specificare il riferimento esterno dell'ordine (valore utile in caso di utilizzo di API).
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Payment GW: permette di filtrare gli ordini in base al tipo di pagamento.
Cliccando su vengono applicati i filtri specificati.
Cliccando su tutti i filtri vengono rimossi e i campi ripristinati.
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Orders
Nella tabella orders troviamo l'elenco di tutti gli ordini ricercati in base alle opzioni di filtro settate nel punto .
Per ogni ordine, le informazioni disponibili sono:-
Id: identificativo.
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RT: aggiornamento real time.
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Customer: indirizzo email del cliente.
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Platform: la piattaforma (sito web) dalla quale è stato effettuato l'ordine.
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Status: lo status dell'ordine.
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Payment type: il tipo di pagamento.
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Transf. Ref.: identificativo del bonifico di operazioni di pagamento.
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Date: la data dell'ordine.
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Tracking: numero spedizione.
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Invoice To: intestatario della fattura.
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Details
In questa sezione troviamo nello specifico i dettagli dell'ordine che abbiamo selezionato nella sezione .
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Details order: vengono specificati i dati anagrafici del cliente ed eventuali note e una tabella che riassume l'ordine indicando i prodotti ordinati con relativa foto, nome, modello, codice, quantità, prezzo dell'unità e prezzo totale,con iva e imponibile, spese di spedizione e totale.
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Invoice: vengono specificati tutti i dati relativi la fattura.
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Property Grid: viene specificato tutto l'elenco delle proprietà dell'ordine
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Packages: vengono specificati tutti i dati relativi alla spedizione.
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Status degli ordini
Status | Descrizione |
---|---|
Booked | Ordine prenotato. |
Booked [Dropshipping - Growing] | Ordine cumulativo utilizzato con le API di Dropshipping. |
Booked [Payment Cancelled] | Ordine prenotato dopo che è stato fatto un tentativo fallito di pagamento tramite wallet. |
Booked [Payment Scheduled] | Ordine prenotato per il quale è programmato un pagamento tramite wallet dopo un tot di minuti. |
Cancelled | Ordine cancellato. |
Cancelled [Payment Cancelled] | Ordine cancellato dopo che è stato fatto un tentativo fallito di pagamento tramite con wallet. |
Cancelled [Payment Verification Failed] | Ordine cancellato in quanto il gateway di pagamento non è riuscito a verificare la transazione. |
Cancelled [Rejected] | Ordine rifiutato dall'admin facendo click sul tasto "Reject". |
Cancelled [Refunded] | Ordine annullato per intero tramite nota di credito. |
Confirmed | Ordine confermato. |
Confirmed [Not allowed to dispatch] | Ordine bloccato amministrativamente. Esempio: richiesto dal cliente di non processare l'ordine e/o ogni eventuale decisione amministrativa (dogana/pagamento/etc) per cui non deve essere processato ulteriormente l'ordine. |
Confirmed [Not validated] | Ordine confermato. L'utente deve essere validato. |
Dispatched | Ordine spedito. |
Pending | Carrello con quantità bloccate. |
Pending (nolock) | Carrello con quantità non bloccate. Il carrello non ha scadenza. |
Ready | Ordine pronto. La logistica ha confermato che il pacco/pacchi è/sono pronto/i e sono stati generati i DDT e se previsto l'etichetta del corriere. |
Ready [Not allowed to dispatch] | Ordine bloccato amministrativamente. Esempio: richiesto dal cliente di non processare l'ordine e/o ogni eventuale decisione amministrativa (dogana/pagamento/etc) per cui non deve essere processato ulteriormente l'ordine. |
Ready [Not dispatchable] | Ordine pronto. E' arrivata conferma di approntato e/o pronto tramite integrazione logistica ma il passaggio di stato non è avvenuto con successo (es. è fallita la generazione dell'etichetta) |
Working on | Ordine in lavorazione dalla logistica. |
Working on [Missing items] | Ordine in cui la logistica ha segnalato uno o più pezzi mancanti a magazzino. |
Working on [Not allowed to dispatch] | Ordine bloccato amministrativamente. Esempio: richiesto dal cliente di non processare l'ordine e/o ogni eventuale decisione amministrativa (dogana/pagamento/etc) per cui non deve essere processato ulteriormente l'ordine. |
Working on [Not dispatchable] | Ordine in lavorazione dalla logistica. E' arrivata conferma di approntato e/o pronto tramite integrazione logistica ma il passaggio di stato non è avvenuto con successo (es. è fallita la generazione dell'etichetta) |
Request for quote | Ordine equivalente ad una richiesta di queotazione di un carrello con quantità non riservate |
Offer | Ordine quivalente ad un' offerta al cliente fatta da un amministratore dove l' ordine precedentemente aveva lo stato request for quote e puo avere le quantità riservate oppure no |
Offer cancelled | Ordine equivalente ad una richiesta di quotazione (request for quote) cancellato |
Offer no lock | Ordine equivalente ad un' offerta fatta al cliente a seguito di una request for quote, dove non vengono riservate le quantità |
Creare e modificare gli ordini
Nella tabella degli ordini (orders), in alto, troviamo la seguente barra degli strumenti barra degli strumenti.
Creare un nuovo ordine
Gli ordini vengono generalmente creati in automatico nel momento in cui un utente completa l'acquisto da front-end.
È possibile creare nuovi ordini da back-end cliccando sul pulsante New. Una volta cliccato sul pulsante viene mostrato un pop-up nel quale è possibile specificare l'username dell'utente per il quale creare l'ordine.
Una volta selezionato l'utente è possibile confermare l'operazione tramite il pulsante Create a new order.
In questo modo un nuovo ordine vuoto con status uguale a booked viene generato.
Modificare un ordine esistente
Cliccando sul pulsante Edit viene mostrata la seguente pagina.
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Dispatching
Permette di modificare i dati relativi al destinatario dell' ordine.
I seguenti campi possono essere specificati:- Recipient: destinatario.
- Careof: presso.
- Mobile: numero di telefono.
- Tipo Via
- Address: indirizzo.
- Street Number: numero civico.
- City: città.
- Province: provincia
- Zip code: CAP.
- Identification: codice fiscale del destinatario.
- Vat System: sistema di tassazione.
- VAT: IVA applicata (in percentuale).
- Discount: (Fixed): sconto definito da valore fisso.
- Country: paese.
- Carrier: corriere assegnato.
- Cash On Delivery: NON USARE.
- Update Invoice: NON USARE.
- Ext. Reference: riferimento esterno a ordine importato tramite API.
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Delivery Charges
Definisce dettagli riguardanti le spese di spedizione:
- Fixed: costi fissi di spedizione (precompilato).
- Weight: peso del pacco (precompilato).
- Cost: costo per il peso (precompilato).
- Items: numero capi (precompilato).
- Cost: costo per items (precompilato).
- Tot: totale delle spese di spedizione.
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Payment gateway
Definisce dettagli riguardanti il metodo di pagamento:
- Payment GW: specifica il metodo di pagamento.
- Add. fees(%): specifica l'ammontare di tasse addizionali in percentuale (precompilato in base al Payment GW).
- Add. fees: specifica l'ammontare di tasse addizionali in valore fisso (precompilato in base al Payment GW).
- Fee amount: specifica l'ammontare totale delle tasse applicate al metodo di pagamento (precompilato in base al Payment GW).
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Details
Questa sezione mostra i dettagli dell'ordine.
Cliccando sulla voce Edit della sezione Details vengono visualizzati i dettagli dei prodotti contenuti nell'ordine. Tramite gli strumenti mostrati nella toolbar (immagine sottostante) è possibile modificare il contenuto dell'ordine.
- Update delivery charges based on weight: selezionando la casella vengono impostate le spese di spedizione in base al peso del lotto.
- Delete Item: permette di cancellare l'articolo selezionato.
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Add Item: permette di aggiungere un articolo.
Cliccando su questa voce viene mostrato un pop-up che consente di selezionare i prodotti da aggiungere filtrandoli per:
- Brand: marchio del prodotto.
- Prod: nome del prodotto.
- Tag, Value: nel campo Tag può essere specificato un parametro di ricerca tra quelli a disposizione e nel campo Value si può specificare il valore corrispondente. Una serie di questi campi possono essere aggiunti o rimossi.
- Online: spuntando questa casella è possibile filtrare i prodotti online.
È inoltre possibile utilizzare le seguenti voci:
- Update delivery charges based on weight: se spuntato permette di aggiornare le spese di spedizione in base al pes el pacco.
- Fixed Qty:
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Undo uncommitted changes: ripristina lo stato antecedente le modifiche non salvate (relative all'aggiu o alla rimozione di un prodotto).
- Set taxable: permette di specificare il prezzo tassabile relativo al prodotto selezionato.
- Set discount %: permette di specificare la percentuale di sconto relativa al prodotto selezionato.
- Set quantities: permette di specificare la quantità relativa al prodotto selezionato.
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Billing
Cliccando sulla voce Billing si aprirà una sezione apposita che mostra i dettagli relativi alla fattura legata all'ordine e alle note di credito.
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Invoice
Sulla sinistra troviamo le voci modificabili:- Company
- Address
- City
- Province
- CAP
- CF, P.IVA
- Country
- Lettera intento
- Vat System
- VAT
- Discount(Fixed)
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Credit note
In questa sezione si trovano le stringhe con i dettagli delle note di credito. E' possibile creare una nuova nota di credito e inviare una notifica. Ogni volta che creiamo una nota di credito automaticamente viene inserita una voce nella sezione Money Off > Refunds (che è possibile raggiungere dal menù principale) con l'importo da rimborsare al cliente.
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Details
In questa sezione vengo visualizzati i dettagli relativi alla fattura.
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Missing Items
In questa sezione troviamo l'elenco degli elementi mancanti.
Origins degli ordini
Ogni ordine può avere un origin differente sulla base della modalità con cui è stato creato:
Origine | Descrizione |
---|---|
Admin | Ordine creato da pannello di controllo da Orders Management > Orders > New order |
API | Ordine creato tramite API |
External | Ordine importato tramite software terzo |
Frontend | Ordine creato da frontend |
Frontend (Admin) | Ordine creato su frontend framite funzione "Log as". Maggiori informazioni sul ruolo Administrator (LogAs) |
Subscription | Ordine di una subscriptions |
Cancellare un ordine
Cliccando sul pulsante è possibile cancellare un ordine ponendolo in status Cancelled.
E' possibile cancellare un ordine solo se in status Booked.
Nel caso l'ordine sia in status Confirmed o successivo non sarà più possibile cancellarlo. Quindi, se per l'ordine è già stata generata una fattura, sarà necessario annullarla generando una nota di credito.
Riservare un ordine
Tramite il pulsante è possibile decidere di recuperare un ordine in stato Pending o Canceled selezionando:
- All the original qty: permette di prenotare tutta la quantità prevista nell'ordine se disponibile.
- Only available qty in a new order: permette di prenotare solo le quantità disponibili.
Nel caso di ordini Pending l'ordine tornerà allo stato Booked. Invece per ordini in stato Cancelled verrà creata un copia dell'ordine originale e verrà aggiornato lo stato a Booked.
Importare un ordine da file .xls
E' possibile importare i modelli di prodotto in un singolo ordine tramite file .xls.
Step 1: creazione del foglio .xsl
E' necessario creare un file .xls che contenga i dati dei modelli dei prodotti da inserire nell'ordine. E' possibile inserire nell'ordine solo modelli di prodotti già caricati su Rewix.
Il file .xls deve contenere le seguenti colonne
- code: campo "Code" del modello
- barcode: campo "Barcode" del modello
- size: campo "Size" del modello
- qty: quantità di prodotti da inserire nell'ordine
N.B. A seconda delle esigenze è possibile compilare o le colonne "code", "size", "qty" oppure anche solo le colonne "barcode" e "qty".
Step 2: creazione dell'ordine e import
- E' necessario andare nella sezione Orders Management > Orders e cliccare sul tasto New
- Selezionare nel campo "Username" l'indirizzo email dell'utente per il quale si vuole creare un nuovo ordine e cliccare sul tasto Create new order
- Tornare alla lista ordine, selezionare l'ordine appena creato e cliccare sul tasto Edit. L'ordine appenea creato risulterà con origin "Admin" e in status "Booked"
- Nella finestra dell'ordine cliccare sul tab Edit e successivamente cliccare sul tasto Import order
- Nella finestra cliccare sull'icona upload e selezionare il file .xsl dal proprio computer, infine cliccare sul tasto Save per avviare l'importazione del file
- Attendere che l'upload e l'import del file sia terminato
- L'importazione è avvenuta correttamente quando vengono visualizzate nella schermata dell'ordine tutte le righe di modelli di prodotto previste nel file di import .xsl.
Completato questo step è possibile proseguire inserendo o confermando tutte le informazioni necessarie per la corretta gestione dell'ordine es. dati di fatturazione, spedizione, sconti e corrieri.
Fatturazione
Generare la fattura
La fatturazione di un ordine può avvenire in diversi modi. Per gli ordini effettuati da front-end la fattura viene generata in automatico al momento di avvenuto pagamento, tranne in caso di pagamento tramite bonifico. In quest'ultimo caso l'ordine potrà essere confermato manualmente da back-end.
La conferma manuale dell'ordine può avvenire tramite il pulsante presente sulla toolbar della sezione Orders. Espandendo il menu a tendina di quest'ultimo comando possiamo scegliere:
- WITH invoice: conferma l'ordine emettendo la fattura. Sarà necessario specificare il CRO e il type.
- WITHOUT invoice: conferma l'ordine senza emettere la fattura. Sarà necessario specificare il CRO.
Generare la fattura per ordini multipli
Per gli ordini confermati in stato Dispatched che non sono ancora stati fatturati è possibile utilizzare il comando presente sulla toolbar della sezione Orders per generare la fattura corrispondente.
Cliccando sul comando viene mostrato un pop-up che, specificando l'Username del cliente desiderato, consente di generare una fattura unica per ordini multipli. Per generare la fattura sarà necessario inserire il nome utente e successivamente selezionare, tra gli ordini visualizzati, quelli che si desidera includere nella fattura, dopodichè cliccando su Generate invoice la fattura verrà generata.
Generare una nota di credito
La nota di credito è un documento che permette di stornare una fattura già emessa.
Per creare una nota di credito è necessario:
- selezionare l'ordine in oggetto dalla sezione Orders
- cliccare sul tasto Billing > Create Credit Note
- all'interno della sezione "Credit Note" è necessario inserire sotto la colonna "To Ref" il numero di unità che si vuole stornare dalla fattura per ogni voce di acquisto
- infine cliccare sul tasto New credit note
- cliccando sul tasto "Send notification" è possibile notificare la nota di credito all'utente tramite mail.
E' possibile creare più note di credito per la stessa fattura, fintanto che siano presenti voci di acquisto stornabili.
E' possibile stampare una nota di credito selezionando l'ordine in oggetto dalla sezione Orders e cliccando sul tasto Print > Credit Note e selezionando il numero della nota di credito da stampare.
Esportare ordini
Cliccando sul pulsante è possibile scegliere di esportare l'ordine selezionato nei seguenti formati:
- csv
- zip photos
Stampare ordini, fatture e note di credito
Cliccando sul pulsante è possibile scegliere stampare per l'ordine selezionato:
- Invoice: permette di stampare la fattura.
- Invoice with INTRA: permette di stampare fattura con INTRA per ordini extra europa.
- Credit note: permette di stampare le note di credito relative all'ordine selezionato.
- Credit note with INTRA: permette di stampare le note di credito relative all'ordine selezionato con INTRA.
- DDT: permette di stampare il documento di trasporto.
Rimborso ordini
Dalla barra del menù principale selezioniamo Orders > Return reqs. In questa sezione sono riportati tutti i dati relativi alle richieste di reso.
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Filter: Nella sezione filter è possibile impostare i parametri per la ricerca:
- Platform: nome piattaforma.
- Returned Code: codice di reso.
- Order ID: id dell'ordine.
- Username: l'username dell'utente.
- Status: lo status dell'utente.
Cliccando su vengono applicati i filtri specificati.
Cliccando su tutti i filtri vengono rimossi e i campi ripristinati.
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View: Nella sezione View possiamo filtrare ulteriormente la ricerca cliccando sul relativo pulsante e indicando:
- Request per visualizzare le richieste di recesso
- Processed per visualizzare i recessi già processati.
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Items: Nella sezione Items vengono indicati nel dettaglio i dati dell'ordine.
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Orders details: La sezione Orders details mostra la copia dell'ordine.