Ordini

La sezione Orders Management di Rewix è il punto centrale per la gestione di tutti gli ordini ricevuti sulla piattaforma. Da qui è possibile:

Questa interfaccia è progettata per offrire una visione chiara e personalizzabile degli ordini, semplificando tutte le attività di ricerca, monitoraggio e gestione.

Indice

  1. Panoramica della Schermata Ordini
  2. Ricerca degli ordini
  3. Filtri avanzati
  4. Comprendere lo stato degli ordini
  5. Comprendere l'origine degli ordini
  6. Come creare un ordine manualmente
  7. Come modificare un ordine
  8. Come confermare manualmente un ordine
  9. Come annullare un ordine
  10. Come clonare un ordine
  11. Importazione manuale di un ordine

Panoramica della Schermata Ordini

La schermata Ordini è l'interfaccia centrale per visualizzare e gestire tutti gli ordini ricevuti sulla piattaforma. Da questa schermata è possibile monitorare lo stato, i pagamenti e le spedizioni di ogni transazione.

Questa funzione è utile per:

Componenti Principali della Schermata

La schermata Ordini è composta da diverse sezioni chiave che permettono di interagire con i dati.

1. Barra delle Azioni Principali

Situata nella barra superiore (intestazione verde), questa sezione contiene le azioni globali per la gestione degli ordini.

Le opzioni del menu "Invoice" includono:

2. Barra di Ricerca e Filtri

In cima alla griglia, è presente una barra di ricerca che ti permette di filtrare l'elenco per trovare ordini specifici. Ulteriori filtri possono essere disponibili per raffinare la visualizzazione.

3. La Griglia Ordini

Il corpo centrale della pagina è una griglia (tabella) che elenca gli ordini. Ogni riga rappresenta un singolo ordine e ogni colonna mostra un'informazione specifica.

Le colonne principali includono:

Suggerimento: È possibile personalizzare le colonne visualizzate nella griglia. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riga di intestazione (la riga che contiene i nomi delle colonne, come "ID" e "Status") per aprire un menu che ti permette di selezionare o deselezionare le colonne da mostrare.

Le colonne disponibili nella sezione Griglia Ordini sono:

Nome Colonna Descrizione
Actions Colonna contenente pulsanti per azioni rapide (es. payments, book).
Address Indirizzo di spedizione associato all'ordine.
Carrier Corriere associato alla spedizione.
Carrier Tool Nome del plugi associato al corriere.
Cellular Numero di telefono cellulare del cliente.
Channel Canale di vendita da cui proviene l’ordine (es. meta, newsletter, google).
Client Nome, cognome e ragione sociale del cliente associato all’ordine.
Country Paese di destinazione dell'ordine.
Dispatch Date Data di spedizione dell’ordine.
Dispatch To Destinatario della spedizione.
Email Indirizzo email del cliente.
External Ref Riferimento esterno dell’ordine.
Group Gruppo o segmento di clienti/ordini.
ID Identificativo univoco dell’ordine.
Invoice Codici delle fatture e note di credito legate all'ordine.
Last Update Data dell’ultima modifica all’ordine.
Location Posizione magazzino di origine dell’ordine.
Merchant Nome del merchant del prodotto.
Origin Origine dell’ordine (es. API, Frontend, Admin).
Packages No. Numero di pacchi associati all’ordine.
Payment status Stato attuale del pagamento.
Payment terms Condizioni di pagamento associate all’ordine.
Payment Type Metodo di pagamento utilizzato.
Status Stato generale dell’ordine.
Submit Date Data di invio dell’ordine da parte del cliente.
Total Importo totale dell’ordine.
Total Items Numero totale di articoli nell’ordine.
trackingLink Tracking numbero della spedizione.
Trans. Ref Riferimento della transazione di pagamento.
VAT Relief Esenzione IVA.
VAT System Sistema IVA applicato.

4. Menu Azioni Rapide (per riga)

Sul lato destro di ogni riga dell'ordine, è presente un'icona Menu Azioni (rappresentata da tre puntini verticali).

Cliccando questa icona si apre un menu contestuale che ti permette di eseguire azioni dirette su quell'ordine specifico, senza dover lasciare la pagina della griglia. Le azioni disponibili dipendono dallo stato dell'ordine e possono includere:

Nota: Questo menu fornisce un accesso rapido alle stesse azioni che si troverebbero all'interno della pagina di dettaglio del singolo ordine.

Ricerca degli ordini

La barra di ricerca in alto consente di trovare un ordine specifico senza scorrere manualmente la lista.

Come cercare un ordine:

  1. Inserisci nel campo di ricerca dati come cliente, numero d’ordine o codice prodotto.
  2. Premi Invio per visualizzare i risultati corrispondenti.
  3. Usa i filtri per restringere ulteriormente la ricerca, se necessario.

Filtri avanzati

I filtri consentono di applicare criteri più mirati per visualizzare solo gli ordini di interesse.

Per utilizzare i filtri:

  1. Clicca sull’icona Filtro accanto al campo di ricerca.
  2. Scegli i criteri desiderati, come stato dell’ordine, data o metodo di pagamento.
  3. Conferma per visualizzare gli ordini che rispettano i criteri selezionati.

Suggerimento: Combinare più filtri riduce i tempi di ricerca nelle liste con molti ordini.

Nome Filtro Descrizione
Platform (Per ambienti multi shop) Filtra gli ordini sulla base dello shop.
Carrier Filtra gli ordini in base al corriere assegnato per la spedizione (es. DHL, UPS, Bartolini).
Channel Filtra per canale di vendita specifico da cui proviene l'ordine (es. Google Ads, Facebook Ads).
Origin Filtra in base al punto di origine dell'ordine (es. Frontend, Admin, API).
Merchant (Per ambienti multi-venditore) Filtra gli ordini gestiti da un merchant (venditore) specifico.
Has Invoice Isola gli ordini per i quali è già stata generata una fattura (impostando "Yes") o non è ancora stata generata (impostando "No").
Submit Date From Visualizza solo gli ordini creati a partire dalla data (inclusa) inserita.
Submit Date To Visualizza solo gli ordini creati fino alla data (inclusa) inserita.
Order Statuses Include nella ricerca solo gli ordini che si trovano in uno o più stati specifici (es. Pending, Confirmed).
Order Statuses Excluded Esclude dalla ricerca gli ordini che si trovano in uno o più stati specifici.
Order Substatuses Filtra utilizzando stati secondari (es. Confirmed [Not validated]).
Order Substatuses Excluded Esclude dalla ricerca ordini che hanno stati secondari (es. Confirmed [Not validated]).
Shipping Country Include solo gli ordini la cui destinazione di spedizione corrisponde a un paese selezionato.
Shipping Country Excluded Esclude dalla ricerca gli ordini destinati ad uno specifico paese.
Stock Product Filtra gli ordini che contengono uno specifico codice prodotto (ID).
Cart Rule Filtra gli ordini a cui è stata applicata una specifica regola promozionale del carrello (es. "SCONTO10", "Spedizione Gratuita").
Catalog Rule Filtra gli ordini che includono prodotti il cui prezzo è stato modificato da una regola del catalogo (es. Saldi di categoria).

Comprendere lo stato degli ordini

Stato Descrizione
Back in stock list Lista di prodotti che l’utente ha aggiunto per rimanere informato su quando questi prodotti torneranno disponibili per l’acquisto.
Booked Ordine prenotato con quantità riservate.
Booked [Dropshipping - Growing] Ordine cumulativo di riserva dei prodotti effettuato tramite le API di Dropshipping.
Booked [Payment Cancelled] Ordine prenotato dopo un tentativo fallito di pagamento tramite Wallet.
Booked [Payment Scheduled] Ordine prenotato con pagamento programmato tramite Wallet dopo un determinato periodo di tempo.
Cancelled Ordine annullato.
Cancelled [Payment Cancelled] Ordine annullato a seguito di un tentativo di pagamento fallito tramite sistema di pagamento di tipologia Wallet.
Cancelled [Payment Verification Failed] Ordine annullato per mancata verifica della transazione da parte del sistema di pagamento.
Cancelled [Refunded] L'ordine è stato annullato e rimborsato tramite nota di credito.
Cancelled [Rejected] L'ordine è stato rifiutato dall'amministratore tramite il tasto "Reject".
Confirmed L’ordine è stato confermato e non è più possibile modificare gli importi. La conferma può derivare dall’avvenuto pagamento o essere stata effettuata manualmente.
Confirmed [Not allowed to dispatch] Ordine bloccato amministrativamente su richiesta del cliente o per decisioni amministrative.
Confirmed [Not validated] L’ordine è stato confermato, tuttavia, per procedere ulteriormente, è necessaria la validazione da parte di un utente amministratore.
Dispatched L’ordine è stato spedito. Le quantità precedentemente riservate per questo ordine sono state detratte dal conteggio totale disponibile in magazzino.
External L'ordine è stato trasmesso e verrà gestito esternamente dalla piattaforma Rewix.
Offer Ordine equivalente a un'offerta al cliente fatta da un amministratore, derivato da uno stato precedente di richiesta di quotazione (Request for quote).
Offer cancelled Ordine equivalente a una richiesta di quotazione (Request for quote) cancellato.
Offer no lock Ordine equivalente a un'offerta al cliente a seguito di una richiesta di quotazione, senza riservare le quantità.
Pending Carrello con quantità bloccate, la durata della bloccatura è definita nelle configurazioni della piattaforma.
Pending (nolock) Carrello con quantità non bloccate e senza scadenza.
Ready Ordine pronto per la spedizione con documenti di trasporto (DDT) e, se previsto, etichetta di spedizione del corriere generata.
Ready [Not allowed to dispatch] Ordine pronto ma bloccato amministrativamente per motivi specifici.
Ready [Not dispatchable] Ordine pronto ma non ancora spedito a causa di un errore nel passaggio di stato.
Request for quote Ordine equivalente a una richiesta di quotazione di un carrello con quantità non riservate.
Whishlist Lista di prodotti preferiti e aggiunti dall'utente.
Working on Ordine in lavorazione dalla logistica.
Working on [Missing items] Ordine in cui la logistica ha segnalato uno o più pezzi mancanti in magazzino.
Working on [Not allowed to dispatch] Ordine in lavorazione ma bloccato amministrativamente per motivi specifici.
Working on [Not dispatchable] Ordine in lavorazione ma non ancora spedito a causa di un errore nel passaggio di stato.

Comprendere l'origine degli ordini

Ogni ordine può avere un origin differente sulla base della modalità con cui è stato creato:

Origine Descrizione
Admin Ordine creato da pannello di controllo da Orders Management > Orders > New order
API Ordine creato tramite API
External Ordine importato tramite software terzo
Frontend Ordine creato da frontend
Frontend (Admin) Ordine creato su frontend framite funzione "Log as". Maggiori informazioni sul ruolo Administrator (LogAs)
Subscription Ordine di una subscriptions

Come Creare un Ordine Manualmente

Questa guida descrive la procedura per creare un nuovo ordine manualmente dal pannello di amministrazione. Questa azione è utile per inserire ordini ricevuti telefonicamente, via email o al di fuori della vetrina e-commerce.

Prerequisiti

Prima di iniziare, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

Nota: Requisiti per ordini B2B Se stai creando un ordine Business-to-Business (B2B), assicurati che l'anagrafica del cliente includa dati di fatturazione completi e corretti. Se nel tuo sistema è configurata la validazione dell'anagrafica, questa deve essere già stata approvata prima di procedere.

Passaggi per la creazione

Segui questi passaggi per creare la bozza dell'ordine.

  1. Dal menu di navigazione principale, vai a Orders Management > Ordersni.
  2. Clicca sul pulsante + New order situato nella barra delle azioni principali.
  3. Si aprirà una finestra modale ("Crea un nuovo ordine").
  4. Nel campo Email, inserisci l'indirizzo email del cliente associato al suo account.
  5. Seleziona il Merchant (rivenditore) corretto. Se gestisci un solo merchant, puoi lasciare il valore predefinito.
  6. Clicca su Create new order.

Il sistema creerà un ordine. Verrai reindirizzato alla griglia principale (lista ordini), dove il nuovo ordine sarà ora visibile con le seguenti proprietà:

Per maggiori informazioni su questi campi, consulta le guide "Comprendere l'origine degli ordini" e "Comprendere lo status degli ordini".

Passaggi successivi

L'ordine appena creato è una bozza vuota. Per completarlo, è necessario procedere con le seguenti operazioni direttamente dalla pagina di dettaglio dell'ordine:

Come Modificare un Ordine (Aggiungere Prodotti)

Questa sezione descrive come modificare un ordine dopo averlo creato, compilando i dettagli di spedizione e fiscali, e aggiungendo prodotti.

Prerequisito di Stato La procedura di modifica è applicabile solo agli ordini che si trovano nello stato "Booked". Per maggiori informazioni, consulta la guida "Comprendere lo status degli ordini".

1. Accedere alla modifica dell'ordine

  1. Dalla griglia "Orders", individua l'ordine "Booked" che hai appena creato.
  2. Clicca sull'icona Modifica (rappresentata da una matita) sulla riga dell'ordine per aprirne la pagina di dettaglio.
  3. Verrai reindirizzato alla pagina di dettaglio dell'ordine (scheda "Details").

2. Compilare i Dettagli dell'Ordine

Una volta nella pagina di dettaglio (scheda "Details"), è necessario compilare le informazioni relative alla spedizione e alla fatturazione.

Shipping informations (Dettagli Destinatario):

Carrier information (Dettagli Corriere e Spedizione):

  1. Carrier: Seleziona un corriere dal menu a tendina. In alternativa, clicca sull'icona Bacchetta Magica per impostare automaticamente il corriere di default configurato per quella destinazione.
  2. Spese di spedizione: I costi (campi "Keep or edit current delivery changes" e "COD / Logistics changes") vengono calcolati automatically in base al corriere selezionato e ai prodotti (passaggio successivo).

Modifica manuale spese Per sovrascrivere il calcolo automatico, seleziona la casella "Keep or edit current delivery changes". Questo bloccherà il ricalcolo e ti permetterà di inserire manualmente un importo nei campi delle spese di spedizione e del contributo logistico.

Fiscal data e Summary (Dati Fiscali e Riepilogo):

3. Inserire i prodotti

Spostati nella scheda "Edit items" (Modifica articoli). Inizialmente, la griglia dei prodotti sarà vuota.

Aggiunta manuale degli articoli:

  1. Clicca sul pulsante + Add items (Aggiungi articoli) situato nella barra dei comandi superiore della scheda.
  2. Si aprirà la finestra modale "Add items".
  3. Utilizza la barra Search per trovare un prodotto (per codice, nome o Tag) o applica i filtri disponibili (es. "Online", "Show out of stock").
  4. Nella colonna Add Qty (Aggiungi Quantità), inserisci il numero di articoli desiderati per ogni prodotto.
  5. Clicca sul pulsante verde Add items in fondo alla finestra.
  6. Verrai riportato alla scheda "Edit items", che ora mostrerà i prodotti selezionati nella griglia.

Nota: Quando i prodotti vengono aggiunti a un ordine "Booked", le quantità inserite vengono immediatamente riservate e non saranno più disponibili per altri clienti.

Importazione tramite Excel (opzionale): In alternativa, puoi importare più articoli utilizzando un file Excel formattato. Per maggiori dettagli, consulta la guida "Importazione manuale di un ordine".

4. Gestire i prodotti nell'ordine

Dopo aver aggiunto i prodotti alla griglia "Edit items", puoi gestirli utilizzando i pulsanti nella barra dei comandi o modificando direttamente la griglia:

Modificare il prezzo (Update price)
  1. Seleziona uno o più articoli nella griglia.
  2. Clicca su Update price (Aggiorna prezzo).
  3. Nella finestra modale "Update Price", inserisci il nuovo prezzo nel campo Price.
  4. Seleziona la Discount application mode (Modalità applicazione sconto):
  5. Keep discount percentage: Mantiene l'eventuale sconto in percentuale (ricalcolandone il valore assoluto).
  6. Keep fixed discount amount: Mantiene l'eventuale sconto in valore fisso (non cambia).
  7. Clicca su Apply taxable.
Applicare uno sconto (Update discount)
  1. Seleziona uno o più articoli nella griglia.
  2. Clicca su Update discount (Aggiorna sconto).
  3. Nella finestra modale "Update Discount", definisci i seguenti campi:
  4. Discount Type: Seleziona il tipo di sconto (es. Percentage, Fixed per unit).
  5. Discount Value: Inserisci il valore dello sconto.
  6. Discount options: Scegli se lo sconto deve essere Cumulative (si aggiunge a sconti esistenti) o Replace (sostituisce sconti esistenti).
  7. Clicca su Apply discount.

5. Verifica finale

  1. Torna alla scheda "Details" per una panoramica generale.
  2. Controlla la correttezza di tutti i dati: indirizzo di spedizione, spese di spedizione (manuali o automatiche), regime fiscale IVA e totale ordine nel riepilogo "Summary".
  3. Clicca su Save order (Salva ordine) nella barra superiore.

L'ordine è ora pronto per la conferma e il passaggio allo stato successivo.

Come Confermare Manualmente un Ordine

Questa guida descrive la procedura per confermare manualmente un ordine e registrarne il pagamento (o la sua assenza).

Questa operazione è necessaria quando un ordine non viene confermato automaticamente dal sistema. I casi d'uso più comuni includono:

Nota: Prerequisito di Stato La procedura di conferma manuale è applicabile solo agli ordini che si trovano nello stato "Booked".

Passaggi per la conferma

  1. Dal menu di navigazione principale, vai a Orders Management > Orders.
  2. Individua nella griglia l'ordine in stato Booked che desideri confermare.
  3. Sul lato destro della riga dell'ordine, clicca sull'icona Menu Azioni (rappresentata da tre puntini verticali).
  4. Dal menu a tendina, seleziona Payments (Pagamenti).
  5. Si aprirà una prima finestra modale. Clicca sul pulsante Confirm order (Conferma ordine).
  6. Si aprirà una seconda finestra per la conferma manuale. Compila i seguenti campi:
  7. Payment term: Seleziona il termine di pagamento (es. pagato, non pagato con fattura, non pagato senza fattura).
  8. Payment Account: Seleziona l'account di pagamento su cui è stata ricevuta (o è attesa) la transazione.
  9. Transaction Ref: (Opzionale) Inserisci un riferimento per la transazione (es. numero CRO del bonifico).
  10. Clicca sul pulsante Manual confirm order per completare l'operazione.

Risultati dell'operazione

A seguito di questa operazione, l'ordine verrà aggiornato come segue:

Come Annullare un Ordine (in base allo Stato)

L'annullamento di un ordine è un'azione irreversibile che dipende dallo stato attuale dell'ordine. A seconda dello stato, potrebbero essere necessarie procedure diverse.

Per annullare un ordine tramite l'azione rapida (ove consentito), clicca sul Menu Azioni (tre puntini verticali) sulla riga dell'ordine e seleziona Reject (Rifiuta).

Di seguito sono elencate le procedure di annullamento per ogni stato.

Stato dell'ordine Azione di completamento
Pending e Pending (no lock) Azione: Non è possibile annullare (rappresenta un carrello).
Soluzione: È possibile rimuovere gli articoli seguendo la procedura "Come Modificare un Ordine".
Booked Azione: Seleziona Reject dal Menu Azioni.
Risultato: Lo stato si aggiorna in Cancelled e le quantità riservate tornano disponibili.
Booked [API Reservation] Azione: Non è possibile annullare dall'interfaccia.Contesto: L'ordine è una riserva API o Dropshipping e deve essere gestito dalla fonte esterna.
Request for quote Azione: Seleziona Reject dal Menu Azioni.
Risultato: Lo stato si aggiorna in Cancelled.
Offer (without reservation) Azione: Seleziona Reject dal Menu Azioni.
Risultato:* Lo stato si aggiorna in Cancelled.
Offer (with reservation) Azione: Seleziona Reject dal Menu Azioni.
Risultato: Lo stato si aggiorna in Cancelled e le quantità riservate tornano disponibili.
Confirmed (senza fattura) Azione: Seleziona Reject dal Menu Azioni.
Risultato: Lo stato si aggiorna in Cancelled e le quantità tornano disponibili.
Attenzione: Se l'ordine era pagato, è necessario eseguire un rimborso manuale separato.
Confirmed (con fattura) Azione: Non usare "Reject". È necessario seguire la procedura di Creazione di una Nota di Credito.
Risultato: Lo stato si aggiorna in Cancelled [Refunded] e le quantità tornano disponibili.
Attenzione: È necessario eseguire un rimborso manuale separato.
Working on Azione: Non usare "Reject". È necessario seguire la procedura Ordini con articoli mancanti (Missing Items).
Risultato: Lo stato si aggiorna in Cancelled [Refunded]. Durante la procedura, si sceglie se le quantità devono tornare disponibili. Se l'ordine ha una fattura, viene generata una nota di credito.
Ready Azione: L'ordine non può essere annullato direttamente. Deve prima essere riportato allo stato Working on.
Procedura:
1. Vai a SCM & Dispatching > Shipping – Working on.
2. Trova l'ordine e clicca su Previous state.
3. Segui la procedura per lo stato Working on.
Dispatched Azione: Non è possibile annullare un ordine spedito.

Come Clonare un Ordine

La funzione "Clona" ti permette di recuperare e ricreare rapidamente un ordine esistente, utile specialmente per ordini in stati Pending o Cancelled.

Passaggi per clonare un ordine

  1. Dal menu di navigazione principale, vai a Orders Management > Orders.
  2. Individua nella griglia l'ordine che desideri clonare (ad esempio, un ordine in stato Pending o Cancelled).
  3. Sul lato destro della riga dell'ordine, clicca sull'icona Menu Azioni (rappresentata da tre puntini verticali).
  4. Dal menu a tendina, seleziona Clone.
  5. Si aprirà una finestra modale "Book order" che ti chiederà di confermare l'operazione e di scegliere le quantità da recuperare.
  6. Seleziona una delle seguenti opzioni:
  7. All original qty in a new order: Il sistema tenterà di prenotare tutte le quantità previste nell'ordine originale, se disponibili.
  8. Only available qty in a new order: Il sistema prenoterà solo le quantità di prodotti attualmente disponibili a magazzino, ignorando le quantità esaurite.
  9. Clicca sul pulsante corrispondente alla tua scelta (ad es. All original qty in a new order).

Risultati dell'operazione

Importazione manuale di un ordine

Per importare un ordine nel pannello di controllo di Rewix, devi creare un file Excel in formato .XSL contenente i dati dei prodotti, le quantità e, se lo desideri, anche il prezzo di vendita. È importante notare che puoi inserire nell’ordine solo i prodotti che sono già stati caricati su Rewix.

Creazione del foglio Excel

Per facilitare l’importazione di un ordine, è necessario che tu crei un file Excel includendo le seguenti colonne:

È possibile aggiungere le seguenti colonne in caso si abbia la necessità di indicare anche un prezzo di vendita differente rispetto a quello previsto da listino del prodotto caricato su Rewix:

Durante la compilazione del file Excel, si prega di tenere presente quanto segue:

  1. A seconda delle necessità specifiche, per indicare la variante di un modello, puoi compilare nel foglio le colonne “code” + “size” + “qty”, oppure “barcode” + “qty”.
  2. L’inserimento delle colonne “taxable” e “besttaxable” è facoltativo e dipende dalle tue esigenze.

Esempio di un file Excel per l'importazione di un ordine:
import-orders

Importazione del foglio Excel

Per procedere con l’importazione del foglio Excel nel pannello di controllo di Rewix, segui attentamente questa procedura:

  1. Assicurati di avere i permessi necessari per accedere alla sezione Orders Management.
  2. Vai alla sezione Orders Management > Orders e clicca sul pulsante New.
  3. Nel campo “Username”, seleziona l’indirizzo e-mail dell’utente per il quale desideri creare un nuovo ordine. Compila il campo “Merchant”, se previsto ed infine clicca sul pulsante Create new order
  4. Seleziona il nuovo ordine appena creato dalla lista degli ordini, che avrà origine “Admin” e stato “Booked” e fai clic sul pulsante Edit.
  5. Nella sezione “Edit items” dell’ordine, fai clic sul pulsante Import order.
  6. Nella finestra modale, clicca sull’icona di caricamento e seleziona il file .xsl dal tuo computer. Infine, clicca su Save per avviare l’importazione del file.
  7. Attendi che l’upload e l’import del file siano terminati.
  8. L’importazione è avvenuta correttamente quando vengono visualizzate nella schermata “Edit items” dell’ordine tutte le varianti di prodotto previste nel file .XSL importato.

Una volta completato questo step, puoi proseguire inserendo o confermando tutte le informazioni necessarie per la corretta gestione dell’ordine, come i dati di fatturazione, spedizione, sconti e corrieri.