ORDERS management

In orders troviamo dati e dettagli relativi agli ordini e alle richieste di rimborso.

Orders

Selezionando dal menu Orders > Orders viene visualizzata la seguente schermata.

Orders

Comprendere lo status degli ordini

Ogni ordine ha diversi stati, come lo stato dell'ordine e di evasione e lo stato del pagamento. Questi stati vengono utilizzati per monitorare il progresso degli ordini e a trovare quelli che necessitano di azioni.

Stato degli ordini

Ecco la tabella con i testi della colonna "Descrizione" resi in modo più chiaro:

Stato Descrizione
Back in stock list Lista di prodotti che l’utente ha aggiunto per rimanere informato su quando questi prodotti torneranno disponibili per l’acquisto.
Booked Ordine prenotato con quantità riservate.
Booked [Dropshipping - Growing] Ordine cumulativo di riserva dei prodotti effettuato tramite le API di Dropshipping.
Booked [Payment Cancelled] Ordine prenotato dopo un tentativo fallito di pagamento tramite Wallet.
Booked [Payment Scheduled] Ordine prenotato con pagamento programmato tramite Wallet dopo un determinato periodo di tempo.
Cancelled Ordine annullato.
Cancelled [Payment Cancelled] Ordine annullato a seguito di un tentativo di pagamento fallito tramite sistema di pagamento di tipologia Wallet.
Cancelled [Payment Verification Failed] Ordine annullato per mancata verifica della transazione da parte del sistema di pagamento.
Cancelled [Refunded] L'ordine è stato annullato e rimborsato tramite nota di credito.
Cancelled [Rejected] L'ordine è stato rifiutato dall'amministratore tramite il tasto "Reject".
Confirmed L’ordine è stato confermato e non è più possibile modificare gli importi. La conferma può derivare dall’avvenuto pagamento o essere stata effettuata manualmente.
Confirmed [Not allowed to dispatch] Ordine bloccato amministrativamente su richiesta del cliente o per decisioni amministrative.
Confirmed [Not validated] L’ordine è stato confermato, tuttavia, per procedere ulteriormente, è necessaria la validazione da parte di un utente amministratore.
Dispatched L’ordine è stato spedito. Le quantità precedentemente riservate per questo ordine sono state detratte dal conteggio totale disponibile in magazzino.
External L'ordine è stato trasmesso e verrà gestito esternamente dalla piattaforma Rewix.
Offer Ordine equivalente a un'offerta al cliente fatta da un amministratore, derivato da uno stato precedente di richiesta di quotazione (Request for quote).
Offer cancelled Ordine equivalente a una richiesta di quotazione (Request for quote) cancellato.
Offer no lock Ordine equivalente a un'offerta al cliente a seguito di una richiesta di quotazione, senza riservare le quantità.
Pending Carrello con quantità bloccate, la durata della bloccatura è definita nelle configurazioni della piattaforma.
Pending (nolock) Carrello con quantità non bloccate e senza scadenza.
Ready Ordine pronto per la spedizione con documenti di trasporto (DDT) e, se previsto, etichetta di spedizione del corriere generata.
Ready [Not allowed to dispatch] Ordine pronto ma bloccato amministrativamente per motivi specifici.
Ready [Not dispatchable] Ordine pronto ma non ancora spedito a causa di un errore nel passaggio di stato.
Request for quote Ordine equivalente a una richiesta di quotazione di un carrello con quantità non riservate.
Whishlist Lista di prodotti preferiti e aggiunti dall'utente.
Working on Ordine in lavorazione dalla logistica.
Working on [Missing items] Ordine in cui la logistica ha segnalato uno o più pezzi mancanti in magazzino.
Working on [Not allowed to dispatch] Ordine in lavorazione ma bloccato amministrativamente per motivi specifici.
Working on [Not dispatchable] Ordine in lavorazione ma non ancora spedito a causa di un errore nel passaggio di stato.

Comprendere l'origine degli ordini

Ogni ordine può avere un origin differente sulla base della modalità con cui è stato creato:

Origine Descrizione
Admin Ordine creato da pannello di controllo da Orders Management > Orders > New order
API Ordine creato tramite API
External Ordine importato tramite software terzo
Frontend Ordine creato da frontend
Frontend (Admin) Ordine creato su frontend framite funzione "Log as". Maggiori informazioni sul ruolo Administrator (LogAs)
Subscription Ordine di una subscriptions

Crea Ordine da Pannello di Controllo

Requisiti

Puoi creare un ordine per un cliente seguendo i passaggi sottostanti, assicurati che:

Procedura di Creazione di un Ordine

1.Accesso alla gestione ordini:

  1. Naviga su Orders Management > Orders.
  2. Clicca sul pulsante New nella barra dei comandi.

2.Creazione di un nuovo ordine:

  1. Nella finestra modale: Inserisci l'indirizzo email del cliente.
  2. Seleziona il merchant. Se non gestisci più merchant, lascia selezionato quello di default.
  3. Clicca su Create new order.

Un nuovo ordine verrà creato e apparirà nella lista degli ordini con le seguenti caratteristiche:

Per eventuali dubbi riguardo l'Origin e lo Stato degli ordini puoi trovare maggiori informazioni nelle sezioni Comprendere l'origine degli ordini e Comprendere lo status degli ordini.

Adesso che hai creato questa bozza di ordine è necessario aggiungere i prodotti all'ordine e personalizzare l'ordine aggiungendo i dettagli del cliente, applicando sconti, attivando o disattivando le tasse, e aggiungendo note.

Procedura di Modifica di un Ordine

La seguente procedura è applicabile solo su ordini con Status "Booked". Per eventuali dubbi, consulta la sezione Comprendere lo status degli ordini.

1.Modifica dell’ordine:

Seleziona l'ordine da modificare e clicca su Edit nella barra dei comandi.

2.Compilazione dell'indirizzo di spedizione:

3.Inserimento dei prodotti:

Inserimento manuale degli articoli:

Nota: Con lo status "Booked", le quantità inserite sono riservate e non disponibili per altri clienti.

Importazione tramite Excel (opzionale):

Puoi importare articoli utilizzando un file Excel formattato secondo il template fornito, per maggiori informazioni vedi Importazione manuale di un ordine

Rimuovere un articolo:

Modificare il prezzo:

Applicare uno sconto:

Applicazione di regole di carrello (opzionale):

Verifica finale e salvataggio:

L'ordine è ora pronto per la conferma e la gestione successiva.

Confermare un ordine manualmente

È possibile confermare manualmente gli ordini che si trovano in status Booked. Questo processo può essere necessario in due casi principali:

I passaggi per confermare un ordine manualmente sono i seguenti:

  1. Nella sezione Orders Management > Orders, individua l'ordine in oggetto e selezionalo.
  2. Clicca sul tasto Payments nella barra dei comandi.
  3. Nella finestra modale che si apre, fai click su Confirm order.
  4. Nella finestra successiva, compila il campo Payment term selezionando il termine di pagamento desiderato tra le opzioni disponibili: pagato, non pagato con fattura, non pagato senza fattura.
  5. Compila il campo Payment Account con l'account di pagamento previsto per la transazione.
  6. Se necessario, puoi compilare il campo Transaction Ref con il riferimento della transazione (ad esempio, il numero del bonifico).
  7. Infine, clicca su Manual confirm order per confermare l'operazione.

A seguito di questa operazione:

Annullare un ordine

A seconda dello stato dell'ordine al momento dell'annullamento, potrebbero essere necessarie ulteriori operazioni per completare il processo.

Stato dell’ordine Azioni di completamento
Pending e Pending (no lock) Non è possibile annullare l'ordine in quanto rappresenta un carrello non ancora confermato. È possibile rimuovere gli articoli dal cartello seguendo la procedura di Modifica di un ordine.
Booked Puoi annullare l’ordine facendo click sul tasto Reject nella barra dei comandi della sezione Orders Management. L’azione di annullamento:
  • aggiornerà lo stato dell’ordine in Cancelled
  • le quantità riservate torneranno disponibili
Booked [API Reservation] Non è possibile annullare l’ordine in quanto quest’ordine rappresenta una riserva di prodotti effettuata tramite API o tramite un plugin Dropshipping.
Request for quote Puoi annullare l’ordine facendo click sul tasto Reject nella barra dei comandi della sezione Orders Management. L’azione di annullamento aggiornerà lo stato dell’ordine in Cancelled.
Offer (without reservation) Puoi annullare l’ordine facendo click sul tasto Reject nella barra dei comandi della sezione Orders Management. L’azione di annullamento aggiornerà lo stato dell’ordine in Cancelled.
Offer (without reservation) Puoi annullare l’ordine facendo click sul tasto Reject nella barra dei comandi della sezione Orders Management. L’azione di annullamento:
  • aggiornerà lo stato dell’ordine in Cancelled
  • le quantità riservate torneranno disponibili
Confirmed senza fattura Puoi annullare l’ordine facendo click sul tasto Reject nella barra dei comandi della sezione Orders Management. L’azione di annullamento:
  • aggiornerà lo stato dell’ordine in Cancelled
  • le quantità riservate torneranno disponibili
  • se l’ordine era stato precedentemente pagato sarà necessario effettuare un rimborso al cliente
Confirmed con fattura Per annullare l’ordine è necessario seguire la procedura di creazione di una Nota di credito. Al termine di questa operazione:
  • Lo stato dell’ordine si aggiornerà in “Cancelled [Refunded]”
  • Le quantità riservate torneranno disponibili
  • Se l’ordine era stato precedentemente pagato sarà necessario effettuare un rimborso al cliente
Working on Per annullare l'ordine è necessario seguire la procedura Ordini con articoli mancanti (Missing Items). Durante questa operazione:
  • lo stato dell’ordine si aggiornerà in Cancelled [Refunded]
  • Sarà possibile scegliere se le quantità riservate dall’ordine devono tornare disponibili oppure no
  • In caso l’ordine abbia una fattura verrà generata una nota di credito. Mentre caso l’ordine non abbia una fattura verrà soltanto annullato.
Ready Per annullare l'ordine è necessario riportare l’ordine allo status Working on e successivamente seguire la procedura di annullamento sopra riportata. Per aggiornare l’ordine in status Working on è necessario:
  1. Da pannello di controllo Rewix passa alla sezione “Shipping – Working on” presente nel menu SCM & Dispatching
  2. Individua e fai click sull’ordine che vuoi annullare
  3. Clicca su Previous state nella barra dei comandi
  4. Segui la procedura qui sopra riportata per annullare un ordine con stato Working on.
    Dispatched Non è possibile annullare un ordine con status Dispatched.

    Riservare un ordine

    Tramite il pulsante book è possibile decidere di recuperare un ordine in stato Pending o Canceled selezionando:

    Nel caso di ordini Pending l'ordine tornerà allo stato Booked. Invece per ordini in stato Cancelled verrà creata un copia dell'ordine originale e verrà aggiornato lo stato a Booked.

    Importazione manuale di un ordine

    Per importare un ordine nel pannello di controllo di Rewix, devi creare un file Excel in formato .XSL contenente i dati dei prodotti, le quantità e, se lo desideri, anche il prezzo di vendita. È importante notare che puoi inserire nell’ordine solo i prodotti che sono già stati caricati su Rewix.

    Creazione del foglio Excel

    Per facilitare l’importazione di un ordine, è necessario che tu crei un file Excel includendo le seguenti colonne:

    Durante la compilazione del file Excel, si prega di tenere presente quanto segue:

    1. Tutte le colonne elencate devono essere incluse, anche se alcune potrebbero rimanere vuote.
    2. A seconda delle necessità specifiche, per indicare la variante di un modello, puoi compilare nel foglio le colonne “code” + “size” + “qty”, oppure “barcode” + “qty”.
    3. L’inserimento delle colonne “taxable” e “besttaxable” è facoltativo e dipende dalle tue esigenze.

    Esempio di un file Excel per l'importazione di un ordine:

    import-orders

    Importazione del foglio Excel

    Per procedere con l’importazione del foglio Excel nel pannello di controllo di Rewix, segui attentamente questa procedura:

    1. Assicurati di avere i permessi necessari per accedere alla sezione Orders Management.
    2. Vai alla sezione Orders Management > Orders e clicca sul pulsante New.
    3. Nel campo “Username”, seleziona l’indirizzo e-mail dell’utente per il quale desideri creare un nuovo ordine. Compila il campo “Merchant”, se previsto ed infine clicca sul pulsante Create new order
    4. Seleziona il nuovo ordine appena creato dalla lista degli ordini, che avrà origine “Admin” e stato “Booked” e fai clic sul pulsante Edit.
    5. Nella sezione “Edit items” dell’ordine, fai clic sul pulsante Import order.
    6. Nella finestra modale, clicca sull’icona di caricamento e seleziona il file .xsl dal tuo computer. Infine, clicca su Save per avviare l’importazione del file.
    7. Attendi che l’upload e l’import del file siano terminati.
    8. L’importazione è avvenuta correttamente quando vengono visualizzate nella schermata “Edit items” dell’ordine tutte le varianti di prodotto previste nel file .XSL importato.

    Una volta completato questo step, puoi proseguire inserendo o confermando tutte le informazioni necessarie per la corretta gestione dell’ordine, come i dati di fatturazione, spedizione, sconti e corrieri.

    Esportare ordini

    Cliccando sul pulsante export_button è possibile scegliere di esportare l'ordine selezionato nei seguenti formati:

    Stampare ordini, fatture e note di credito

    Cliccando sul pulsante export_button è possibile scegliere stampare per l'ordine selezionato: