Contabilità

La piattaforma Rewix offre una soluzione contabile automatizzata che si adatta alle necessità dell'utente, permettendo gestione del ciclo attivo della fatturazione. Supporta la fatturazione elettronica secondo gli standard italiani. Infine, Rewix agevola la creazione di note di credito e la gestione dei rimborsi tramite un portafoglio virtuale, ottimizzando l'efficienza della gestione contabile.

Panoramica gestione fatturazione

La piattaforma Rewix offre soluzioni versatili per la gestione delle fatture, permettendoti di personalizzare il processo in base alle tue esigenze:

Modalità Fatturazione Automatica: Questa modalità consente di configurare la piattaforma in modo da generare automaticamente le fatture non appena i pagamenti vengono confermati, semplificando il processo per ordini effettuati dal front-end.

Modalità Fatturazione Manuale: Questa modalità invece consente ti consente di optare per la gestione manuale della fatturazione, decidendo tu stesso quando generare le fatture per ciascun ordine.

A seconda della modalità di fatturazione che preferisci è necessario effettuare alcune configurazioni all’interno delle impostazioni della piattaforma.

Numero progressivo di fatturazione

La piattaforma Rewix offre la possibilità di impostare il numero progressivo delle fatture e delle note di credito.

Puoi scegliere di avere un numero progressivo unico per entrambi i documenti, oppure di avere un numero progressivo distinto per le fatture e per le note di credito.

Ogni primo gennaio di ogni anno, il numero progressivo si resetta automaticamente.

Come configurare i progressivi numerici

Nella sezione "Sequence Groups" dei Settings puoi configurare i nomi dei progressivi numerici che utilizzi nella tua piattaforma. Per ogni entità puoi assegnare un suffisso che ne identifica il progressivo.

Nella sezione "Sequence Groups Rules" puoi stabilire le regole che associano le entità che usano i progressivi numerici ai tipi di documento che la piattaforma ti consente di generare, come: Fatture, Note di credito, Documenti di Trasporto e Fatture elettroniche XML.

In questa sezione puoi quindi scegliere se avere un progressivo numerico unico o separato per le fatture e le note di credito. Puoi anche impostare progressivi numerici di fatturazione distinti per area geografica.

Fatturazione elettronica su Rewix

La piattaforma Rewix permette la creazione dei file XML per fatture e note di credito conformi alla fattura elettronica italiana secondo lo standard.

Con la piattaforma Rewix si possono quindi produrre i file XML e scaricarli per poterli poi importare e trasferire sul tuo software contabile in modo che le fatture possano essere firmate e mandate al cassetto fiscale.

Per abilitare la piattaforma a creare i file XML conformi alla fattura elettronica italiana, è necessario seguire questi passaggi nelle sezioni Settings e Platform:

1. Compilare tutti i campi relativi ai dati di fatturazione della tua azienda nel pannello Eletronic Invoice.
2. Impostare il campo "Automatically generate and store invoice xml starting from Invoice Id" su "true" nel pannello Platform.

Modalità fatturazione automatica

La piattaforma Rewix semplifica la gestione delle fatture con la modalità di Fatturazione Automatica Singola. Questa procedura assicura che la fatturazione degli ordini sia gestita in modo efficiente, con un'attenzione particolare agli ordini pagati tramite bonifico bancario che richiedono un'azione manuale.

Ecco come funziona:

1. Generazione Automatica della Fattura: gli ordini effettuati dal front-end del sito e con status “Confirmed” vengono automaticamente fatturati dopo il pagamento è confermato. È possibile configurare la piattaforma per emettere una fattura unica che raggruppa più ordini, semplificando ulteriormente la gestione delle transazioni.
2. Eccezione per Bonifico Bancario: Se il pagamento è effettuato tramite bonifico, l'ordine rimane con lo status "Booked". In questo caso, è necessario confermare manualmente l'ordine cambiandone lo status in "Confirmed" per procedere con la fatturazione automatica. Visita la sezione “Come confermare un ordini con Bonifico Bancario”
3. Assegnazione Automatica dei Numeri di Fattura: Un sistema automatizzato esegue controlli ogni 4 ore per assegnare i numeri di fattura agli ordini che hanno raggiunto lo status “Confermato”. È possibile configurare la piattaforma in modo che venga generata una fattura unica per più ordini appartenenti allo stresso cliente.
4. Identificazione degli Ordini Fatturati: Nell’area di gestione degli ordini, è possibile identificare facilmente gli ordini per cui è stata emessa fattura. Il numero di fattura assegnato è visibile nella colonna “Fatturato a”.
5. Generazione automatica dei file PDF e XML: Un sistema automatizzato esegue ogni giorno alle ore 18:00 UTC la generazione dei file PDF e XML se previsto. Visita la sezione “Scarica il PDF o il file XML della Fattura o delle Nota di Credito” per maggiori informazioni.

Modalità fatturazione manuale

Questa procedura ti permette di avere un controllo completo sulla fatturazione, decidendo autonomamente quando e come generare le fatture, sia per singoli ordini sia per più ordini contemporaneamente.

Generazione Manuale di una Fattura per Singolo Ordine:

1. Selezione del singolo ordine: Nella sezione Gestione Ordini (Orders Management), seleziona l’ordine desiderato. Clicca su “Modifica (Edit)” per accedere ai dettagli dell’ordine.
2. Assegnazione Numeri di Fattura: Utilizza il pulsante “Genera Fattura (Generate Invoice)” nella barra dei comandi per assegnare un numero di fattura all’ordine.
3. Identificazione degli Ordini Fatturati: Nell’area di gestione degli ordini, è possibile identificare facilmente gli ordini per cui è stata emessa fattura. Il numero di fattura assegnato è visibile nella colonna “Invoiced to”.
4. Generazione automatica dei file PDF e XML: Un sistema automatizzato esegue ogni giorno alle ore 18:00 UTC la generazione dei file PDF e XML se previsto. Visita la sezione Scarica il PDF o il file XML della Fattura o delle Nota di Credito per maggiori informazioni.

Generazione Manuale di una Fattura Unica per Più Ordini:

1. Assicurati che gli ordini siano nello stato “Spedito (Dispatched)” e non ancora fatturati.
2. Nella sezione “Orders”, trova il comando “Generate Invoice for Multiple Orders” sulla barra degli strumenti.
3. Cliccando su questo comando, si aprirà un pop-up.
4. Inserisci l’indirizzo email del cliente per cui desideri generare la fattura.
5. Seleziona gli ordini da includere nella fattura unica.
6. Clicca su “Genera Fattura (Generate Invoice)” per emettere la fattura unica.
7. Identificazione degli Ordini Fatturati: Nell’area di gestione degli ordini, è possibile identificare facilmente gli ordini per cui è stata emessa fattura. Il numero di fattura assegnato è visibile nella colonna “Invoiced to”.
8. Generazione automatica dei file PDF e XML: Un sistema automatizzato esegue ogni giorno alle ore 18:00 UTC la generazione dei file PDF e XML se previsto. Visita la sezione Scarica il PDF o il file XML della Fattura o delle Nota di Credito per maggiori informazioni.

Nota di Credito

È possibile creare più note di credito per la stessa fattura, a condizione che ci siano ancora articoli stornabili.

Creazione di una Nota di Credito:

1. Seleziona l'ordine che desideri stornare dalla sezione "Orders" e fai click sul tasto "Edit" per accedere ai dettagli dell'ordine.
2. Vai alla sezione "Invoice".
3. Nella tabella degli articoli, inserisci il numero di unità da stornare sotto la colonna "To Ref" per ogni articolo.
4. Clicca su "New credit note" per generare la nota di credito.
5. Identificazione degli Ordini con Nota di Credito: Nell’area di gestione degli ordini, è possibile identificare facilmente gli ordini per cui è stata emesso una nota di credito. Il numero di nota di credito assegnato è visibile nella colonna “Invoiced to” affianco al numero della fattura.
6. Notifica della Nota di Credito: dopo aver creato la nota di credito, puoi notificarla all'utente cliccando su "Send notification". Questo invierà una mail all'utente con i dettagli della nota di credito.

Scarica PDF e XML della Fattura o delle Nota di Credito

I file PDF e XML delle fatture e delle note di credito vengono generati da un sistema automatizzato ogni giorno alle ore 18:00 UTC. Per scaricare questi file, devi attendere che il sistema abbia completato l'operazione.

La generazione dei file XML per la fattura elettronica avviene secondo lo standard italiano. Se tutti i dati previsti non sono presenti o non sono conformi allo standard, il sistema invierà all’indirizzo e-mail dell’utente amministratore una notifica. Questa notifica elencherà le fatture per le quali la procedura automatica avrà riscontrato errori. Visita la sezione “Errori nella generazione della fattura elettronica”.

Per scaricare i documenti fiscali in formato PDF o XML relativi alle fatture o alle note di credito dalla piattaforma Rewix, segui questa procedura:

Per il Download Individuale:

1. Naviga alla sezione “Orders”, seleziona l’ordine che ti interessa e clicca su “Edit” per visualizzare i dettagli.
2. Nella sezione “Invoice attachment”, utilizza il menu "View attachment for:" per scegliere tra la fattura o la nota di credito.
3. Clicca sull’icona “Download” posizionato a destra per effettuare il download del documento in formato PDF e, se disponibile, XML.

Per il Download Multiplo:

1. Nella sezione “Orders”, clicca sul pulsante “Export” situato nella barra dei comandi e successivamente su “Print Invoice”.
2. Nel pop-up che appare, seleziona l’anno fiscale di interesse dal menu a tendina, inserisci il suffisso delle fatture se necessario e specifica l’intervallo numerico delle fatture da scaricare (ad esempio, da 1 a 10).
3. Opzioni di Download:
4. Export Merged Files (PDF): Per scaricare un unico file PDF che include tutte le fatture selezionate.
5. Export Single PDF (zipped): Per ottenere un file ZIP che contiene i PDF individuali di ciascuna fattura o nota di credito.
6. Export Single XML (zipped): Per scaricare un file ZIP con i file XML individuali per ogni fattura o nota di credito.

Errori nella generazione della fattura elettronica

La generazione dei file XML per la fattura elettronica avviene secondo lo standard italiano.

Se tutti i dati previsti non sono presenti o non sono conformi allo standard, il sistema invierà all’indirizzo e-mail dell’utente amministratore una notifica con oggetto “Some XML Invoice failed generation" che elencherà le fatture per le quali la procedura automatica avrà riscontrato errori.

Riportiamo qui di seguito alcuni esempi di errori che potrebbero verificarsi e come intervenire per la risoluzione:

Errore	Significato
Missing sdi code or pec	Il campo SDI dell’anagrafica cliente non è compilato correttamente. Verificare che il campo sia stato compilato correttamente nella sezione Billing Address del profilo del cliente in Customers Database.
Invalid country code in vatNumber	I primi due caratteri del campo VAT o VAT (Validated) devono essere compilati con il codice della nazione di fatturazione del cliente. Verificare che il campo sia stato compilato correttamente nella sezione Billing Address del profilo del cliente in Customers Database.
Province must be 2 upper case characters	Il campo “Province” richiede due lettere maiuscole. Verificare che il campo sia stato compilato correttamente nella sezione Billing Address del profilo del cliente in Customers Database.

Come correggere gli errori

Per correggere gli errori e permettere la creazione del file XML per la fattura elettronica, segui questi passaggi:

1. Vai alla sezione “Orders Management”.
2. Seleziona l’ordine in questione e clicca su “Edit”.
3. Nell’anagrafica dell’ordine, fai clic sul tab “Invoice Attachment” in alto.
4. Elimina tutti gli allegati del documento, compresi i file PDF.
5. Torna alla sezione “Orders Management”.
6. Seleziona nuovamente l’ordine e clicca sulla freccia accanto al pulsante “Edit”.
7. Scegli “Customer Profile”.
8. Nell’anagrafica cliente, fai clic sul tab “Personal Data” o “Billing Address” e correggi i dati di fatturazione. Assicurati di salvare le modifiche.
9. Dopo aver completato questi passaggi, attendi che venga avviata nuovamente la procedura di generazione degli allegati. Se i dati saranno corretti, potrai generare e scaricare nuovamente il file XML e il PDF aggiornato.

Crediti

La piattaforma Rewix offre la possibilità di gestire crediti all’interno di un portafoglio virtuale per ciascun cliente iscritto. Questo strumento è particolarmente utile per gestire situazioni come i rimborsi.

Ecco come caricare un credito su Rewix:

1. Accedi alla sezione “E-credit” dal menu Sales & Marketing.
2. Clicca sul tasto “Add new credit/bonus”.
3. Nel pop-up che appare, indica l’indirizzo email del cliente su cui desideri caricare il credito.
4. Seleziona “Credit” come tipo di credito.
5. Nel campo “Amount”, specifica l’importo del credito.
6. Puoi opzionalmente inserire una nota riguardante il credito nel campo apposito (questa nota sarà visibile al cliente).
7. Nei campi “Usable until”, inserisci la data e l’orario massimo entro cui il credito potrà essere utilizzato dal cliente.
8. Infine, fai clic sul tasto “Generate” per completare l’operazione.

Questo processo consente di gestire in modo efficiente i crediti dei clienti, offrendo loro la possibilità di utilizzare il credito accumulato come metodo di pagamento per gli ordini successivi.

Come visualizzare l'importo rimanente del credito

Nella colonna “Remaining” si può consultare il saldo del credito disponibile, che si aggiorna automaticamente ogni volta che l’utente lo impiega.

Cliccando sul tasto “matita” si può accedere alla lista dettagliata degli ordini a cui il credito è stato consumato.

Come utilizzare un credito

Il credito viene applicato integralmente al primo ordine successivo del cliente effettuato sul frontend. Il cliente non ha la possibilità di usare il credito parzialmente sull'ordine successivo.

Come annullare un credito

Se il credito caricato non è stato ancora impiegato dal cliente in alcun ordine, è possibile annullarlo seguendo questi passaggi: cliccare sull'icona "menu" a destra del credito, poi cliccare sul tasto "Delete". Una volta annullato il credito, non potrà più essere utilizzato dal cliente.